総務部は使えない社員が多い?
総務部の仕事は雑務的に感じる仕事が多く、何か新しいことを提案しようする部署ではありません。受身がちな仕事が多いせいか他部署から見ると「使えない社員の集まり」だと感じるようです。今回、製造業の総務部で働いている入社13年目の小野さんからの相談内容をご紹介します。

 

小野(仮称)さんから、「総務部は使えない社員が多いので、このまま働いていいものか?とても不安です」と相談がありました。一般的に総務部は残業も少なく、出世も他部署の同僚より後れることが多くあります。

 

入社時は「総務部は全社員のモチベーションをコントロールする重要な部署です!」といった役割を与えられますが、日々の業務は雑務が多い部署になります。雑務ばかりこなしていると考えることが少なくなり、「どうすれば楽できるのか?」ばかり考えがちになる傾向があります。

 

それは、総務部で働いている社員が悪いわけではありません。総務部をマネジメントしている責任者に問題があります。周りが楽ばかりしているのに自分だけ過酷な作業をしたい方は少ないと思います。結果、成長を諦める人が増え、使えない社員になってしまったのかもしれません。そんな小野さんの事例をご紹介させていただきます。

 

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入社前にイメージしていた総務部の役割とは

入社前にイメージしていた総務部の役割
一般的な総務部とは企業の「ヒト・モノ・カネ・情報」の4つの資源を管理する部門になります。縁の下の力持ちとも言われていますが、時代の変化とともに求められている役割も変化しています。

 

働き方改革などが注目されているなか、今の総務部に求めらている役割の1つに「社員満足度(ES)を向上させること」があります。

 

昨今、少子高齢化による人材不足対策が急務となっています。新卒採用をしても大手企業に集中し、中小企業は人材確保に悪戦苦闘しています。新卒採用が見込めないと大手の採用サイトで多額に費用を支払い、人材確保に努めます。

 

その後、人事部が入社した社員の研修を終え、現場に配属されることになりますが・・・入社した社員が、労働環境に不満を感じて退職されると、会社として大きなリスクを負います。

 

そのため、「入社した従業員に満足してもらう労働環境を構築させる(長く働いてもらう環境)」ことが求められています。正確には働きやい環境でモチベーションを高め、自身の成長と会社を成長をつなげる役目があります。

 

もちろん総務部だけで実現できることではありません。ただ、総務部にしかできないことも多くあります。また、総務部は経営陣を含めた全ての社員と関係をもつ部署になります。社内全体を見渡し、会社の目指す方向に全社員を向かわせる大きな役割があります。

 

総務部は入社前のイメージとかけ離れていた

総務部は入社前のイメージとかけ離れていた
先ほど、入社前にイメージしていた総務部の役割をあげましたが、現実とは大きくかけ離れていました。総務の仕事って毎日の業務があるわけではありません。1ヶ月に1回、1年に1回、5年に1回・・・など一定期間ごとに業務が発生します。

 

私が担当している業務は「社有者の管理や各種免許の更新業務」など、その他、さまざまな業務があります。さまざまな業務の多くに「雑務」もあります。世間では電子化が進んでいるようですが、とにかく紙の書類が多くあります。

 

お客様と締結する契約書や業者との業務委託契約書・社内契約書などなど・・・総務部では多くの書類をファイリングするのも仕事の一つです。

 

会社で取得している免許の更新については、5年ごとの更新が多くあります。正直、5年に1度の業務なんて覚えていませんよね。その都度、確認しながら進めていますが、誰でもできる単純作業です。他、会議の準備・社員の健康管理(健康診断など)・慶弔業務・会社イベント行事(社員旅行など)の準備、社内報の作成など・・・多岐にわたります。

 

業務だけ洗い出すと大変なように見えますが、1つ1つの業務はそれほど時間がかかりません。そのため、毎日やるべき業務があるかといえば、何もすることがない日が多くあります。

 

また、ほとんどの業務を手作業で行っています。ITを活用している総務部も多くあると思いますが、私の会社ではパソコン操作することは一部の限られた業務だけです。また、私の部署は2人(1人は部下)しかいませんが、残業をすることはありません。

 

2人とも、必死で業務に取り組んでいるといったイメージではなく、淡々と業務をこなしています。私以外の社員とも会話がほとんどないため、なかなかとやる気が起きません。

 

刺激や緊張感が全くないといっても過言ではありません。暇を見つけてはネットをすることが多くなりました。そんなことを続けていると、人生を無駄に過ごしている気持ちで頭がいっぱいになり「会社を辞めたい」と意識するようになってきました。

 

配属先希望の人気1位は総務部?悩みからの脱却は?

配属先希望の人気1位は総務部?
古い記事にはありますが、ソニー生命の調査によると「新人の配属先は総務部が最も多かった」という記事がありました。
ライブドアニュース→:総務部が配属先希望の人気1位に ネットでは結果をめぐり議論に

 

アンケート回答者は、総務部が暇で楽といったイメージがあったのでしょうか?それは・・・「間違いではありません!」他部署と比較すると、営業部と違って総務部はノルマもばなく、労働時間も少ないのが実態です。その分、給料は営業部よりも低く設定されています。

 

また、営業部の同僚は仕事の受注度合いによって、モチベーションの波が大きく変化しますが、総務部ではモチベーションが高まることはありません。昇給額も昇進も営業部には勝てません。ただ、総務部は社内で目立つことはありませんが、業務・給料は安定している部署ともいえます。

 

「暇で楽」というのは客観的にみればうらやましいと思えるかもしれませんが、これが毎日となると苦痛しかありません。ただ、刺激を求めて、営業部に異動や転職する勇気もありません。
結果、今の環境に依存してしまい人間的成長を諦めているのかもしれません。

 

「経営者の目標達成に向けて新たなことにチャレンジしよう!そのために、総務部の改革案を経営者に出そう!」といった活力もありません。情けないですが、完全な「ダメ人材」になってしまいました。

 

今、不安に感じていることは「多くの業務は単純作業のため、私しかできない専門的な業務がない」ことです。仕事は楽しくありません。給料も高くありません。ただ、時間はあります。この環境が幸せだと感じられる方もいるかもしれません。

 

しかし、最近になって「私には合っていない部署では?」と悩むことが多くなってきました。また、私のダメな思考が「部下を不幸せにしているのでは?」と悩んでいます。総務部が使えない社員ばかりではなく、「私自身が使えない社員」だということを、どこかで否定したい思いがあります。

 

総務部に向いている人とは?

少子高齢化が急速に進んでいるなか、会社は社員満足度を向上させることに力を入れています。(社員の離職防止)これは総務部が中心になって取り組む業務で、現代では重要なの役割となっています。では、どんな人が総務部に向いているのでしょうか?

 

総務部に向いている人

雑務的な仕事を嫌がらない人

社員のために働くことを喜びとして感じれる人

全く異なった業務を同時平行して進めていける人

コミュニケーション能力が高い(社交的)

 

雑務的な仕事を嫌がらない人

郵便の仕分けや備品の管理、会議の準備や社員旅行の運営など、総務部は雑務と感じる業務が多くあります。自己の利益を優先しない奉仕精神の高さが求められます。そのため、面倒なことでも率先して行動できる人が向いています。

 

社員のために働くことを喜びとして感じれる人

総務部は裏方業務が多くありますが、この業務は社員が気持ちよく働ける環境作りに大きな役割を果たしています。社員からの頼まれごとを気持ちよく対応できる人は総務部に向いています。

 

異なった業務を同時平行して進めていける人

総務部の仕事は毎日固定の業務があるわけではありません。しかし、業務が重なる場合は、午前中に社員旅行の打合せ、午後からは株主総会の準備など、1日のなかでも全く異なった業務を行います。そのため、1つの物事に集中し続けるのではなく、頭の切り替えが早く、フットワークの軽い人が向いています。

 

コミュニケーション能力が高い(社交的)

総務部は全社員と接する機会がある部署です。困ったことがあれば総務部に相談してくる社員も多くいます。そのため、誰とでも気兼ねなく接することができる人は向いています

 

総務部に向いていない人とは?

先ほどの総務部に向いている人の逆の考えをもっている人になります。総務部に向いていない人は、業務の全てが嫌になるはずです。「なんで社員のために自分が犠牲にならないといけないの?」といった不平不満をもつようになります。

 

総務部は社員満足度を向上させる役割がありますが、向いていない人はこの役割を果たせないばかりか、全社員を不幸にする恐れがあります。

 

総務部に向いていない人

雑務的な仕事を嫌がる人

社員のために働くことをストレスに感じる人

異なった業務を同時平行して進めることができない人

コミュニケーション能力が低い人

 

雑務的な仕事を嫌がる人

雑務といえば誰にでもできる業務に聞こえますが、誰もやりたくない業務でもあります。例えば「会社に届く郵便を部署ごとに仕分ける作業」など。他の部署は郵便が届いて当たり前の感覚をもっています。それが少しでも遅れれば「郵便が届いていない!」などのクレームが総務部にはいります。

 

雑務的な仕事は「社員にとって当たり前の環境を作る」といった役割を果たすため、社員に感謝されないことが多い部署です。また、経験を積むことでスキルがあがる業務も少なく、作業時間ばかりとられることが多くあります。そのため、向上心の高すぎる人は総務部に向いていません。

 

社員のために働くことをストレスに感じる人

自己の利益ではなく社員のために働くことができなければ総務部としての役割を果たすことができません。働いているなかで「なんで私がやらないといけないの?」と感じることが多い人は総務部に向いていないといえます。

 

異なった業務を同時平行して進めることができない人

1つの仕事に集中して時間をかけすぎる人は別の仕事が止まってしまいます。同時並行する業務が多いので、100%を求めすぎる人は総務部に向いていません。

 

コミュニケーション能力が低い人

社員満足度を向上させるには、全社員とのコミュニケーションを多くとる必要があります。社員の意見を聞いて不満点を改善させることの繰り返しを行うことにより、従業員満足度が向上します。そのため、社員の不満を長時間聞くことでストレスが溜まることもあります。

 

例えば社員旅行を実施すると不満ばかり言う社員も出てきます。そうなると、総務部は運営業務で社員旅行を楽しめないばかりか、不満を言われることでストレスが溜まります。社員に不満を言われても割り切れる資質も必要とされます。普段から社員とコミュニケーションをとるのが面倒な人は総務部には向いていません。

 

まとめ

小野さんは長年ルーティンワークをやってきたので、受身社員の考え方になっていました。受身社員は新たな変化を嫌う傾向があります。その反面、業務を退屈だと感じる傾向にあります。

 

そこで、小野さんの業務に少し変化を与え自立社員へ変化させるために、2点お願いをしました。

 

1.小さな刺激を受けるためにも自身の業務を洗い出す。洗い出した業務を見直し、改善できるフローを確認すること(ITで改善できればなお良し)
※ITに触れる機会を増やし、ITリテラシーを高める。結果、自動化できる業務が増え、業務に変化を出すことができる

 

2.経営者と話し合い、総務部に期待していることを確認する。
そこで目標が与えられれば、新たな業務が増え、少なからずモチベーションの向上に繋がる。
目標の内容が全社員対象の満足度向上につながるものであれば、会社の成長にもつながります。
また、小野さんだけで進めるのではなく、部下ときちんと話し合ったうえで理解を得て、協力して取り組むこと

 

「小野さんの行動に変化がでるのか?総務部にやりがいを感じられるのか?やりきった結果、転職を考えるのか?」今後どういった結果になるか分かりませんが、小野さんが出した答えを楽しみにしています。

 

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